अत्याधुनिक सुविधाओ से लैश ई -ऑफिस का आईजी आर.के. भारद्वाज ने किया शुभारम्भ
रिपोर्ट जितेंद्र कुमार अपराध संवाददाता सनशाइन समय
बस्ती। पुलिस महानिरीक्षक बस्ती परिक्षेत्र बस्ती राम कृष्ण भारद्वाज द्वारा परिक्षेत्रीय कार्यालय बस्ती में ई-आफिस प्रणाली का शुभारम्भ किया गया है। ई-आफिस एक Digital Work Place Solution है जिसका निर्माण NIC द्वारा किया गया है। e-Office का उद्देश्य कार्यालय के समस्त पत्र, पत्रावली व फाइल का डिजिटाइजेशन कर कार्यालय को सरलीकृत, उत्तरदायी, प्रभावी और पारदर्शी कामकाज को प्राप्त करना है। यह केन्द्रीय सचिवालय नियमावली (CSMeOP) पर आधारित है। e-Office प्रणाली लागू होने से पुरानी फाइल, रिकार्ड को खोजने में अधिक समय लगना, फाइल खराब हो जाना व अन्य समस्याओं जैसे आग, पानी, कीट आदि से छुटकारा मिलेगा। e-Office द्वारा कार्यालयो में की जा रही सम्पूर्ण कार्यवाही को डिजिटल बनाये जाने व पत्र, पत्रावली व फाइल को आसानी से खोजने, अपनी फाइल को सरवर पर हमेशा के लिए सुरक्षित कर कही से भी आन-लाइन कार्य करने के उद्देश्य से लागू किया जा रहा है ।
बताते चले परिक्षेत्रीय कार्यालय बस्ती में ई-आफिस कार्यप्रणाली आरम्भ की जा रही है, ई-आफिस प्रणाली को परिक्षेत्रीय कार्यालय के सभी शाखाओं में लागू किया जा रहा है। ई-आफिस प्रणाली के द्वारा सभी प्रकार के पत्र, पत्रावली, फाइल आदि डिजिटल फार्म में ई-आफिस के सरवर पर सुरक्षित रहेगी।
e-Office पर कार्य करने हेतु सर्वप्रथम सम्बन्धित अधिकारी व कर्मचारी को अपने एन0आई0सी0 की आई0डी0 पर लागिन कर पत्र, पत्रावली व रिसीप्ट को स्कैनिंग के माध्यम से ई-आफिस पर रिसीप्ट व डायरी बना कर फाइल में ड्राफ्ट तैयार कर अथवा सम्बन्धित को e-Office के माध्यम से भेज दिया जाता है। जिसका रिसीप्ट नम्बर कम्प्यूटर में जेनरेट होकर हमेशा के लिए सुरक्षित हो जाता है और फाइल कहां से किसको भेजी गयी है समस्त जानकारी सम्बन्धित कर्मचारी की आई0डी0 पर सुरक्षित हो जाती है कर्मचारी उक्त रिसीप्ट पर नोटिंग, ड्राफ्टिग कर अपने प्रभारी से अनुमोदन व हस्ताक्षर कराकर सम्बन्धित को e-Office से द्वारा मेल या पोस्ट कर सकते है। उपरोक्त कार्य हेतु कार्यालय में नियुक्त समस्त कर्मचारी व लिपिकगण का डिजिटल सिग्नेचर व वी0पी0एन0 सार्टिफिकेट तैयार किये जाने के साथ साथ प्रशिक्षण भी प्रदान कराया जा चुका है। ई-ऑफिस प्रक्रिया से कार्यालय के समस्त पत्र व फाइल सम्बन्धित कार्य आन लाइन हो जाने से दस्तावेजों को हमेशा के लिए सुरक्षित रखने में मदद मिलेगी, फाइल, पत्र खोजने में आसानी होगी और समय की भी बचत होगी।